Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Sở Tư pháp năm 2022
Nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ của Sở Tư pháp thực hiện theo đúng quy định của pháp luật; đồng thời nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính; Ngày 11 tháng 01 năm 2022, Sở Tư pháp ban hành Kế hoạch số 01/KH-STP về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2022.
Theo đó, về công tác văn thư: Chấm dứt triệt để những sai sót về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày trong công tác soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; Quản lý văn bản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật đảm bảo đúng quy định.
Về công tác lưu trữ: Thu thập, bổ sung, xác định giá trị và chỉnh lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị; Thanh toán dứt điểm tài liệu tồn đọng hiện nay tại các phòng, đơn vị; Có kế hoạch cải tạo, sắp xếp phòng, kho và các trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; Bố trí kinh phí hợp lý để phục vụ cho công tác thu thập, chỉnh lý và mua sắm các trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho việc quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan.
Theo Kế hoạch, để đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, yêu cầu cơ quan, đơn vị tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ của cấp trên bằng cách cụ thể hóa bằng văn bản của đơn vị để chỉ đạo, hướng dẫn công chức, viên chức thực hiện công tác này đúng quy định hiện hành của Nhà nước như ban hành các văn bản: Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Danh mục hồ sơ của cơ quan. Tập trung đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể đối với công tác văn thư, cơ quan, đơn vị tiếp tục chỉ đạo thực hiện tốt các văn bản: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 71/2020/QĐ-UBND ngày 09/11/2020 của UBND tỉnh ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Tư pháp; xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan và tổ chức thực hiện tốt việc soạn thảo và ban hành văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ công việc, hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đối với tất cả công chức, viên chức tại cơ quan. Đối với công tác lưu trữ, thực hiện tốt Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Tiếp tục hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại cơ quan, đơn vị theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, bảo đảm lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; Thực hiện Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan; Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; bảo mật; phòng chống cháy nổ. Thường xuyên vệ sinh tài liệu, sắp xếp hồ sơ, tài liệu gọn gàng, ngăn nắp, tránh để thất lạc, mất mát.
Để đảm bảo thực hiện, Giám đốc Sở Tư pháp giao Văn phòng Sở lập Kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hàng năm tại cơ quan./.
Về công tác lưu trữ: Thu thập, bổ sung, xác định giá trị và chỉnh lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị; Thanh toán dứt điểm tài liệu tồn đọng hiện nay tại các phòng, đơn vị; Có kế hoạch cải tạo, sắp xếp phòng, kho và các trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; Bố trí kinh phí hợp lý để phục vụ cho công tác thu thập, chỉnh lý và mua sắm các trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho việc quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan.
Theo Kế hoạch, để đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, yêu cầu cơ quan, đơn vị tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ của cấp trên bằng cách cụ thể hóa bằng văn bản của đơn vị để chỉ đạo, hướng dẫn công chức, viên chức thực hiện công tác này đúng quy định hiện hành của Nhà nước như ban hành các văn bản: Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Danh mục hồ sơ của cơ quan. Tập trung đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể đối với công tác văn thư, cơ quan, đơn vị tiếp tục chỉ đạo thực hiện tốt các văn bản: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 71/2020/QĐ-UBND ngày 09/11/2020 của UBND tỉnh ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Tư pháp; xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan và tổ chức thực hiện tốt việc soạn thảo và ban hành văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ công việc, hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đối với tất cả công chức, viên chức tại cơ quan. Đối với công tác lưu trữ, thực hiện tốt Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Tiếp tục hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại cơ quan, đơn vị theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, bảo đảm lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; Thực hiện Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND ngày 04/7/2014 của UBND tỉnh về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan; Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; bảo mật; phòng chống cháy nổ. Thường xuyên vệ sinh tài liệu, sắp xếp hồ sơ, tài liệu gọn gàng, ngăn nắp, tránh để thất lạc, mất mát.
Để đảm bảo thực hiện, Giám đốc Sở Tư pháp giao Văn phòng Sở lập Kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hàng năm tại cơ quan./.
Tác giả bài viết: B.H
Danh mục