Một số quy định mới cần lưu ý về chứng thực, cấp bản sao từ sổ gốc

1. Cách ghi số chứng thực

Số chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực; số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực; số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng.

2. Thu hồi, hủy bỏ văn bản đã chứng thực không đúng pháp luật

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng như Thông tư số 20/2015/TT-BTP chỉ quy định về giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực, không quy định việc thu hồi, hủy bỏ văn bản chứng thực không đúng pháp luật đã gây khó khăn cho các cơ quan khi phát hiện chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký không đúng thì thu hồi, hủy bỏ như thế nào. Khắc phục vấn đề này, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã quy định cụ thể như sau: Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì không có giá trị pháp lý. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực. Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;  Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực và đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của cơ quan mình.

3. Quy định cụ thể các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền

Tại điểm d, khoản 4 Điều 24, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cho phép thực hiện chứng thực chữ ký đối với Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản để tạo điều kiện, tiết kiệm chi phí cho người dân. Tuy nhiên, quy định này còn chung chung, chưa có hướng dẫn cụ thể, thống nhất về việc ủy quyền phải thỏa mãn đầy đủ tất cả các yếu tố nói trên thì mới được chứng thực chữ ký nên thời gian qua vẫn còn tình trạng một số văn bản ủy quyền có nội dung liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thuộc diện không được chứng thực chữ ký thì vẫn được cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký, gây tiềm ẩn phát sinh tranh chấp, rủi ro trong quan hệ, giao dịch dân sự, hành chính. Để thực hiện thống nhất, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã quy định cụ thể 04 trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền, bao gồm: Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền; ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp; ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa; ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội. Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp trên thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.

4.Chứng thực bản sao phải đầy đủ số trang

Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính. Điều này đồng nghĩa với việc, chứng thực bản sao từ bản chính đối với các bản chính có nhiều trang thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang đã ghi thông tin. Ví dụ: chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ; chứng thực hộ chiếu thì phải chụp cả trang bìa và toàn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thông tin.

5. Không được nhận xét vào sơ yếu lý lịch khi chứng thực chữ ký

Theo quy định người thực hiện chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.

6. Quy định hướng dẫn thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông:

 Trước đây, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chỉ quy định thủ tục đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, chưa quy định, hướng dẫn thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch trong trường hợp tiếp nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông dẫn đến các cơ quan thực hiện chứng thực lúng túng trong việc thực hiện. Để áp dụng thống nhất và có căn cứ pháp lý khi thực hiện giải quyết thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch khi áp dụng cơ chế một cửa, một cửa liên thông, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã bổ sung quy định hướng dẫn thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Theo đó, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện việc ký hợp đồng, giao dịch trước mặt người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực tại bộ phận một cửa; trường hợp người giao kết hợp đồng, giao dịch là đại diện của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng, giao dịch.

Người tiếp nhận hồ sơ phải chịu trách nhiệm về việc các bên đã ký trước mặt mình.  Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ, hồ sơ. Nếu thấy đủ điều kiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Ngoài ra, Thông tư số 01/2020/TT-BTP cũng đã sửa đổi, bổ sung nhiều nội dung khác liên quan đến trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ; việc rà soát, đưa ra khỏi danh sách đã phê duyệt đối với cộng tác viên dịch thuật không còn đủ điều kiện; việc đăng ký lại chữ ký mẫu khi cộng tác viên thay đổi chữ ký; quy định rõ bằng cử nhân ngoại ngữ để đáp ứng tiêu chuẩn cộng tác viên dịch thuật là bằng tốt nghiệp đại học; ban hành mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng; mẫu lời chứng văn bản từ chối nhận di sản, văn bản khai nhận di sản trong trường hợp có hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản, cùng khai nhận di sản…

Thông tư có hiệu lực từ ngày 20/4/2020; thay thế Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.