Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức

Theo đó, Thông tư này quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan;chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.Thông tưnàykhông quy định quản lý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Thông tưnàyáp dụng đối với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014.

Theo quy định tại Thông tư này, việc quản lý văn bản đến phải tuân thủ theo 05 nguyên tắc và yêu cầu sau: i) Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống; ii) Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến của cơ quan, tổ chức; iii) Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ; iv) Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản; v) Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định.Các nội dung về đăng ký, số hóa văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống; giải quyết văn bản đến trong Hệ thống được quy định từ Điều 5 đến Điều 8 của Thông tư này.

Việc quản lý văn bản đi cũng phải tuân thủ theo 05 nguyên tắc và yêu cầu sau: i) Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống; ii) Số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức; iii) Xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết; iv) Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng; v) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu tố thể thức về ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư này.

Ngoài ra, Thông tư còn quy định về việc lập và lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan như vấn đề tạo lập hồ sơ điện tử, nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan; chức năng cơ bản của hệ thống;…

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/3/2019./.