Kết luận thanh tra hành chính đối với Phòng công chứng số 2 tỉnh Bình Định
Thực hiện Quyết định số 25/QĐ-STP ngày 30 tháng 3 năm 2022 của Giám đốc Sở Tư pháp về việc thanh tra hành chính đối với Phòng công chứng số 2 tỉnh Bình Định với các lĩnh vực: Hoạt động công chứng; công tác tiếp công dân, xử lý, giải quyết khiếu nại, tố cáo; công tác phòng, chống tham nhũng và công tác tài chính của đơn vị; qua công tác thanh tra và các hồ sơ, tài liệu thu thập, trên cơ sở báo cáo kết quả của Đoàn thanh tra. Ngày 09 tháng 5 năm 2022, Giám đốc Sở Tư pháp đã ban hành Kết luận thanh tra số 02/KL-TTra đối với phòng công chứng số 2 tỉnh có những ưu điểm, tồn tại, thiếu sót và một số biện pháp xử lý như sau:
- Về mặt ưu điểm:
Qua công tác thanh tra đối với Phòng công chứng số 2 tỉnh về lĩnh vực hoạt động công chứng; trách nhiệm Thủ trưởng trong việc tiếp công dân xử lý, giải quyết khiếu nại, tố cáo; công tác phòng, chống tham nhũng và công tác tài chính năm 2021. Nhìn chung, Phòng công chứng số 2 tỉnh thực hiện tương đối tốt; đối với lĩnh vực công chứng đã giải quyết kịp thời cho khách hàng, tình hình thực hiện thu phí công chứng, phí chứng thực, thu thù lao công chứng và nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước đúng quy định; công tác xử lý và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo: đơn vị có lập, quản lý, sử dụng các loại sổ và thực hiện tiếp nhận, xử lý, giải quyết đơn đúng theo trình tự, thủ tục quy định; công tác phòng, chống tham nhũng được thực hiện đảm bảo, người đứng đầu đơn vị thường xuyên lãnh đạo, chỉ đạo, quán triệt, có biện pháp ngăn ngừa không để viên chức và người lao động có hành vi tham nhũng; công tác tài chính được thể hiện đầy đủ trên sổ sách kế toán và các chứng từ thu - chi; các hồ sơ đối với các lĩnh vực được thanh tra lưu trữ, sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp theo trình tự thời gian thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu.
- Về mặt tồn tại, thiếu sót:
1. Đối với hoạt động công chứng:
Qua thanh tra nhận thấy một số Phiếu yêu cầu công chứng ghi chưa đầy đủ thông tin được quy định tại điểm a, khoản 1, Điều 40 của Luật công chứng như: Phiếu yêu cầu công chứng của hợp đồng thế chấp người nhận phiếu chỉ ký tên nhưng chưa ghi đầy đủ họ và tên theo quy định; Phiếu yêu cầu công chứng của Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, phiếu yêu cầu công chứng chưa ghi thời gian nhận phiếu, ngày, tháng, năm theo quy định. Tại trang lời chứng kèm theo hợp đồng, giao dịch công chứng viên có thực hiện việc ký tên nhưng qua kiểm tra không thấy đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng tại chỗ ký tên là thực hiện chưa đảm bảo theo quy định tại khoản 1, Điều 46 của Luật công chứng. Đối với các Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, đa số không thực hiện lưu thông báo về nội dung cần niêm yết trong hồ sơ công chứng mà chỉ thấy lưu giấy xác nhận của UBND cấp xã về việc thực hiện niêm yết của đơn vị.
2. Đối với công tác phòng, chống tham nhũng:
Qua thanh tra năm 2021, Phòng công chứng số 2 tỉnh chưa ban hành quyết định công khai điều chỉnh giảm dự toán thu - chi ngân sách nhà nước năm 2021 là thực hiện chưa đúng theo quy định tại điểm b, khoản 1, Điều 3 quy định tại Thông tư số 61/2017/TT-BTC ngày 15 tháng 6 năm 2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn về công khai ngân sách đối với đơn vị dự toán ngân sách, tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ.
3. Đối với công tác tài chính:
Qua thanh tra đơn vị có Ủy nhiệm chi số 16 ngày 01 tháng 02 năm 2021, chi tiền thưởng tết âm lịch năm 2021 cho viên chức và người lao động đơn vị, với số tiền: 28.500.000 đồng. Tuy nhiên, trong hồ sơ thanh toán còn thiếu bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng quy định tại Điều 7 của Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20 tháng 01 năm 2020 của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực kho bạc Nhà nước.
Đối với những tồn tại, thiếu sót nêu trên, qua thanh tra nhận thấy đơn vị có thể khắc phục được cho nên đã nhắc nhở, hướng dẫn, đồng thời yêu cầu Phòng công chứng số 2 tỉnh nghiêm túc tổ chức họp kiểm điểm rút kinh nghiệm đối với viên chức và người lao động trong đơn vị đã để xảy ra những tồn tại, thiếu sót trong thực hiện nhiệm vụ được giao. Giám đốc Sở Tư pháp yêu cầu trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày công bố Kết luận thanh tra, Trưởng phòng công chứng số 2 tỉnh phải có báo cáo bằng văn bản về kết quả thực hiện việc khắc phục những tồn tại, thiếu sót đã nêu trong kết luận gửi đến Sở Tư pháp. Nếu hết thời hạn 30 ngày mà Phòng công chứng số 2 tỉnh chưa có báo cáo khắc phục, giao Đoàn Thanh tra Sở Tư pháp tiến hành xử lý theo quy định của pháp luật./.
Qua công tác thanh tra đối với Phòng công chứng số 2 tỉnh về lĩnh vực hoạt động công chứng; trách nhiệm Thủ trưởng trong việc tiếp công dân xử lý, giải quyết khiếu nại, tố cáo; công tác phòng, chống tham nhũng và công tác tài chính năm 2021. Nhìn chung, Phòng công chứng số 2 tỉnh thực hiện tương đối tốt; đối với lĩnh vực công chứng đã giải quyết kịp thời cho khách hàng, tình hình thực hiện thu phí công chứng, phí chứng thực, thu thù lao công chứng và nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước đúng quy định; công tác xử lý và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo: đơn vị có lập, quản lý, sử dụng các loại sổ và thực hiện tiếp nhận, xử lý, giải quyết đơn đúng theo trình tự, thủ tục quy định; công tác phòng, chống tham nhũng được thực hiện đảm bảo, người đứng đầu đơn vị thường xuyên lãnh đạo, chỉ đạo, quán triệt, có biện pháp ngăn ngừa không để viên chức và người lao động có hành vi tham nhũng; công tác tài chính được thể hiện đầy đủ trên sổ sách kế toán và các chứng từ thu - chi; các hồ sơ đối với các lĩnh vực được thanh tra lưu trữ, sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp theo trình tự thời gian thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu.
- Về mặt tồn tại, thiếu sót:
1. Đối với hoạt động công chứng:
Qua thanh tra nhận thấy một số Phiếu yêu cầu công chứng ghi chưa đầy đủ thông tin được quy định tại điểm a, khoản 1, Điều 40 của Luật công chứng như: Phiếu yêu cầu công chứng của hợp đồng thế chấp người nhận phiếu chỉ ký tên nhưng chưa ghi đầy đủ họ và tên theo quy định; Phiếu yêu cầu công chứng của Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, phiếu yêu cầu công chứng chưa ghi thời gian nhận phiếu, ngày, tháng, năm theo quy định. Tại trang lời chứng kèm theo hợp đồng, giao dịch công chứng viên có thực hiện việc ký tên nhưng qua kiểm tra không thấy đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng tại chỗ ký tên là thực hiện chưa đảm bảo theo quy định tại khoản 1, Điều 46 của Luật công chứng. Đối với các Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, đa số không thực hiện lưu thông báo về nội dung cần niêm yết trong hồ sơ công chứng mà chỉ thấy lưu giấy xác nhận của UBND cấp xã về việc thực hiện niêm yết của đơn vị.
2. Đối với công tác phòng, chống tham nhũng:
Qua thanh tra năm 2021, Phòng công chứng số 2 tỉnh chưa ban hành quyết định công khai điều chỉnh giảm dự toán thu - chi ngân sách nhà nước năm 2021 là thực hiện chưa đúng theo quy định tại điểm b, khoản 1, Điều 3 quy định tại Thông tư số 61/2017/TT-BTC ngày 15 tháng 6 năm 2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn về công khai ngân sách đối với đơn vị dự toán ngân sách, tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ.
3. Đối với công tác tài chính:
Qua thanh tra đơn vị có Ủy nhiệm chi số 16 ngày 01 tháng 02 năm 2021, chi tiền thưởng tết âm lịch năm 2021 cho viên chức và người lao động đơn vị, với số tiền: 28.500.000 đồng. Tuy nhiên, trong hồ sơ thanh toán còn thiếu bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng quy định tại Điều 7 của Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20 tháng 01 năm 2020 của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực kho bạc Nhà nước.
Đối với những tồn tại, thiếu sót nêu trên, qua thanh tra nhận thấy đơn vị có thể khắc phục được cho nên đã nhắc nhở, hướng dẫn, đồng thời yêu cầu Phòng công chứng số 2 tỉnh nghiêm túc tổ chức họp kiểm điểm rút kinh nghiệm đối với viên chức và người lao động trong đơn vị đã để xảy ra những tồn tại, thiếu sót trong thực hiện nhiệm vụ được giao. Giám đốc Sở Tư pháp yêu cầu trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày công bố Kết luận thanh tra, Trưởng phòng công chứng số 2 tỉnh phải có báo cáo bằng văn bản về kết quả thực hiện việc khắc phục những tồn tại, thiếu sót đã nêu trong kết luận gửi đến Sở Tư pháp. Nếu hết thời hạn 30 ngày mà Phòng công chứng số 2 tỉnh chưa có báo cáo khắc phục, giao Đoàn Thanh tra Sở Tư pháp tiến hành xử lý theo quy định của pháp luật./.
Tác giả bài viết: Đặng Văn Phú
Danh mục