Ban hành Quy chế khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng

Ngày 21/12/2020, Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành Quy chế quản lý, trách nhiệm phối hợp, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Định (kèm theo Quyết định số 95/2020/QĐ-UBND), có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/01/2021.

Quy chế được bố cục 03 Chương, 21 Điều. Nội dung chủ yếu của Quy chế gồm những quy định chung như: Nguyên tắc thực hiện, những hành vi bị nghiêm cấm; việc cung cấp, tiếp nhận, khai thác, sử dụng thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; việc lưu trữ và sao lưu Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực….

Theo đó, các hoạt động cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ, bổ sung, thẩm tra, xác minh, quản lý thông tin theo Quy chế này là hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực. Việc cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch công chứng, chứng thực do các Tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, UBND cấp xã thực hiện phải chính xác, đầy đủ, kịp thời vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực ngay sau khi giao trả kết quả cho người yêu cầu công chứng, chứng thực. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý về thẩm quyền của cơ quan, tổ chức, cá nhân ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn để quyết định việc phân loại và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Cá nhân, tổ chức khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải đúng mục đích, không sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực vào những mục đích trái pháp luật.

Quy chế cũng quy định về tra cứu thông tin và sử dụng thông tin từ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; cấp, quản lý, sử dụng tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; lưu trữ và sao lưu Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; trách nhiệm của Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế.

Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử gồm thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là nguồn thông tin để công chứng viên, cán bộ Phòng Tư pháp cấp huyện, công chức Tư pháp – Hộ tịch cấp xã kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản.

Việc ban hành Quy chế khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bình Định nhằm tạo khung pháp lý rõ ràng, thống nhất cho việc khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực, đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng giao dịch, phòng ngừa tranh chấp.

Tác giả bài viết: Thanh Chung