Triển khai thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi và chứng thực khi tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp
Thực hiện Quyết định số 571/QĐ-TTG ngày 12/3/2025 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Ban Chỉ đạo thực hiện sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng chính quyền địa phương 02 cấp
và nhiệm vụ được giao tại Công văn số 001/CV-BCĐ ngày 19/3/2025 của Ban chỉ đạo thực hiện sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp về việc ban hành hướng dẫn xử lý vấn đề phát sinh lĩnh vực hộ tịch, đăng ký biện pháp bảo đảm và các lĩnh vực liên quan khi thực hiện sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp, Bộ Tư pháp có Văn bản số 1866/BTP-PLHSHC ngày 09/4/2025 về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ Tư pháp tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp và Văn bản số 2527/BTP-TCCB ngày 08/5/2025 về việc xử lý khó khăn vướng mắc khi thực hiện Công văn số 1866/BTP-PLHSHC, theo đó, lĩnh vực lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi và chứng thực khi tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp triển khai thực hiện như sau:
Lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi
Lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi
Đối với cấp tỉnh: Về chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi phảo đảm bảo việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến của người dân không bị gián đoạn, đề nghị UBND tỉnh chỉ đạo điều chỉnh Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh; Sở Tư pháp rà soát, thống kê, kiểm soát các tài khoản của hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch đã được cấp cho UBND cấp huyện, UBND cấp xã; tạo tài khoản mới phù hợp, khóa/xóa đối với những tài khoản của công chức làm công tác hộ tịch đã chuyển công tác hoặc thôi việc sau khi thực hiện sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính. Rà soát, thống kê số lượng công chức làm công tác hộ tịch trên địa bàn, nghiên cứu tham mưu UBND tỉnh bố trí nguồn lực phù hợp cho đơn vị cấp xã, đảm bảo việc tiếp nhận, thực hiện nghiệp vụ đăng ký, quản lý quốc tịch, nuôi con nuôi. Đối với các hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi mà UBND cấp huyện đang giải quyết, nếu đến thời điểm chấm dứt hoạt động vẫn chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng sau đó phát sinh vấn đề liên quan cần giải quyết thì UBND cấp xã nơi cư trú hiện tại hoặc nơi cư trú trước đây của người có yêu cầu tiếp tục giải quyết, đảm bảo không gián đoạn, không ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân. Trường hợp không thể xác định được nơi cư trú tại Việt Nam của người có yêu cầu thì Sở Tư pháp có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh giao cho UBND cấp xã phù hợp để giải quyết đảm bảo thuận lợi nhất cho người có yêu cầu. Khi UBND cấp xã được phân công tiếp tục giải quyết hồ sơ do UBND cấp huyện đã giải quyết trước đó thì UBND cấp xã ghi tiếp vào Sổ hộ tịch đang đăng ký theo từng loại việc; Về việc lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng có yếu tố nước ngoài thì các đơn vị cũ cần thống kê, sắp xếp và chuyển giao toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi đang lưu trữ cho đơn vị mới. Đơn vị mới tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng Sổ, hồ sơ đăng ký theo quy định. Tỉnh mới có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết tiếp các hồ sơ đăng ký nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài do các đơn vị cũ đang thực hiện hoặc chưa thực hiện xong tính đến thời điểm triển khai mô hình tổ chức mới. Đơn vị mới tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng Sổ, hồ sơ đăng ký theo quy định. Tỉnh mới có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết tiếp các hồ sơ đăng ký nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài do các đơn vị cũ đang thực hiện hoặc chưa thực hiện xong tính đến thời điểm triển khai mô hình tổ chức mới. Nếu đơn vị mới không thay đổi tên gọi thì sẽ tiếp tục sử dụng Sổ đăng ký nuôi con nuôi hiện có, không thay đổi số thứ tự đăng ký. Nếu đơn vị thay đổi tên gọi thì cần khóa Sổ đăng ký nuôi con nuôi cũ và mở Sổ đăng ký nuôi con nuôi mới.
Đối với cấp huyện: Về sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi do UBND cấp huyện tiếp nhận giải quyết, UBND cấp huyện chủ động kiểm tra, rà soát, thống kê Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi đang lưu giữ ( toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch,nuôi con nuôi từ thời điểm chấm dứt hoạt động trở về trước) gửi Sở Tư pháp để Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh quyết định việc bàn giao cho UBND cấp xã mới theo hướng: ưu tiên bàn giao cho UBND cấp xã nơi có trụ sở của UBND cấp huyện trước đây hoặc UBND cấp xã mới có quy mô dân số lớn nhất, có điều kiện giao thông thuận lợi… để kịp thời giải quyết thủ tục hành chính về hộ tịch cho người dân; Đối với Sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi của UBND cấp xã chuyển lưu tại cấp huyện theo quy định pháp luật hộ tịch trước đây, tùy điều kiện của địa phương, UBND tỉnh quyết định việc chuyển giao cho Sở Tư pháp thực hiện việc lưu trữ hoặc chuyển lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan lưu trữ của địa phương theo quy định pháp luật về lưu trữ.
Đối với cấp xã: Về trách nhiệm đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi thì đơn vị hành chính cấp xã mới có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết tiếp các hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi do các đơn vị hành chính cấp xã trước đây tiếp nhận, chưa giải quyết xong, tiếp nhận giải quyết hồ sơ do UBND cấp huyện xử lý mà đến thời điểm chấm dứt hoạt động vẫn chưa hoàn thành hoặc đã ban hành nhưng sau đó phát sinh vấn đề liên quan theo sự phân công của Chủ tịch UBND tỉnh; Đối với nhiệm vụ trong lĩnh vực nuôi con nuôi thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện quy định tại khoản 2 Điều 49 Luật Nuôi con nuôi thì chuyển UBND cấp xã thực hiện; Việc lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi thì trong trường hợp một hoặc nhiều đơn vị hành chính cấp xã sáp nhập vào một đơn vị hành chính cấp xã: cấp xã cũ cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và bàn giao toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký cho đơn vị mới để lưu trữ, sử dụng. Đơn vị mới tiếp tục sử dụng Sổ đăng ký hiện có, không thay đổi số thứ tự đăng ký. Trường hợp sáp nhập hai hoặc nhiều đơn vị hành chính cấp xã để thành lập một đơn vị hành chính cấp xã mới: Các đơn vị cấp xã đuộc sáp nhập cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng, thống kê sắp xếp và chuyển giao toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký để lưu trữ tại đơn vị mới. Việc đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi tại đơn vị mới sẽ mở Sổ đăng ký mới, quyển số 01, ghi số thứ tự đăng ký từ số 01. Về việc xác minh tình trạng hôn nhân, trường hợp nhận được đề nghị xác minh trình trạng hôn nhân trong trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại cấp xã trước đây, đơn vị nhận bàn giao Sổ hộ tịch có trách nhiệm trả lời việc xác minh tình trạng hôn nhân.
Về thời điểm bàn giao Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi: Đối với Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi từ năm 2024 trở về trước, văn cứ tình hình thực tế của địa phương, UBND cấp tỉnh quyết định thời điểm bàn giao phù hợp. Đối với Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi năm 2025, thời điểm bàn giao phù hợp với thời điểm chấm dứt hoạt động của UBND cấp huyện, thời điểm sáp nhập, thành lập các đơn vị hành chính cấp xã, cấp tỉnh mới theo chỉ đạo, hướng dẫn của Quốc hội, Chính phủ và Bộ Nội vụ.
Lĩnh vực chứng thực
Đối với cấp huyện: Về sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi do UBND cấp huyện tiếp nhận giải quyết, UBND cấp huyện chủ động kiểm tra, rà soát, thống kê Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi đang lưu giữ ( toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch,nuôi con nuôi từ thời điểm chấm dứt hoạt động trở về trước) gửi Sở Tư pháp để Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh quyết định việc bàn giao cho UBND cấp xã mới theo hướng: ưu tiên bàn giao cho UBND cấp xã nơi có trụ sở của UBND cấp huyện trước đây hoặc UBND cấp xã mới có quy mô dân số lớn nhất, có điều kiện giao thông thuận lợi… để kịp thời giải quyết thủ tục hành chính về hộ tịch cho người dân; Đối với Sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi của UBND cấp xã chuyển lưu tại cấp huyện theo quy định pháp luật hộ tịch trước đây, tùy điều kiện của địa phương, UBND tỉnh quyết định việc chuyển giao cho Sở Tư pháp thực hiện việc lưu trữ hoặc chuyển lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan lưu trữ của địa phương theo quy định pháp luật về lưu trữ.
Đối với cấp xã: Về trách nhiệm đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi thì đơn vị hành chính cấp xã mới có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết tiếp các hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi do các đơn vị hành chính cấp xã trước đây tiếp nhận, chưa giải quyết xong, tiếp nhận giải quyết hồ sơ do UBND cấp huyện xử lý mà đến thời điểm chấm dứt hoạt động vẫn chưa hoàn thành hoặc đã ban hành nhưng sau đó phát sinh vấn đề liên quan theo sự phân công của Chủ tịch UBND tỉnh; Đối với nhiệm vụ trong lĩnh vực nuôi con nuôi thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện quy định tại khoản 2 Điều 49 Luật Nuôi con nuôi thì chuyển UBND cấp xã thực hiện; Việc lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi thì trong trường hợp một hoặc nhiều đơn vị hành chính cấp xã sáp nhập vào một đơn vị hành chính cấp xã: cấp xã cũ cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và bàn giao toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký cho đơn vị mới để lưu trữ, sử dụng. Đơn vị mới tiếp tục sử dụng Sổ đăng ký hiện có, không thay đổi số thứ tự đăng ký. Trường hợp sáp nhập hai hoặc nhiều đơn vị hành chính cấp xã để thành lập một đơn vị hành chính cấp xã mới: Các đơn vị cấp xã đuộc sáp nhập cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng, thống kê sắp xếp và chuyển giao toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký để lưu trữ tại đơn vị mới. Việc đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi tại đơn vị mới sẽ mở Sổ đăng ký mới, quyển số 01, ghi số thứ tự đăng ký từ số 01. Về việc xác minh tình trạng hôn nhân, trường hợp nhận được đề nghị xác minh trình trạng hôn nhân trong trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại cấp xã trước đây, đơn vị nhận bàn giao Sổ hộ tịch có trách nhiệm trả lời việc xác minh tình trạng hôn nhân.
Về thời điểm bàn giao Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi: Đối với Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi từ năm 2024 trở về trước, văn cứ tình hình thực tế của địa phương, UBND cấp tỉnh quyết định thời điểm bàn giao phù hợp. Đối với Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi năm 2025, thời điểm bàn giao phù hợp với thời điểm chấm dứt hoạt động của UBND cấp huyện, thời điểm sáp nhập, thành lập các đơn vị hành chính cấp xã, cấp tỉnh mới theo chỉ đạo, hướng dẫn của Quốc hội, Chính phủ và Bộ Nội vụ.
Lĩnh vực chứng thực
Đối với cấp huyện: Chuyển thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của Phòng Tư pháp huyện, thị xã, thành phố cho UBND cấp xã thực hiện. Hồ sơ chứng thực, sổ chứng thực, văn bản chứng thực mà Phòng Tư pháp đang lưu giữ thực hiện bàn giao cho UBND cấp xã mới nơi đặt trụ sở cũ của UBND cấp huyện. Phòng Tư pháp thực hiện bàn giao sổ chứng thực, hồ sơ chứng thực; giấy tờ và văn bản đã chứng thực đang lưu trữ cho UBND xã mới thành lập, hoàn thành trước ngày 30/6/2025.
Đối với cấp xã: Các xã sau khi sáp nhập cần thống kê sắp xếp và chuyển giao toàn bộ hồ sơ đang lưu trữ cho xã mới. UBND cấp xã tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về chứng thực theo quy định của pháp luật từ cấp huyện chuyển giao. Đối với hồ sơ chứng thực, sổ chứng thực, văn bản chứng thực mà phòng Tư pháp bàn giao phải thống kê, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Trên đây là nội dung hướng dẫn của Bộ Tư pháp thực hiện triển khai nhiệm vụ thuộc lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi và chứng thực khi tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp./.
Đối với cấp xã: Các xã sau khi sáp nhập cần thống kê sắp xếp và chuyển giao toàn bộ hồ sơ đang lưu trữ cho xã mới. UBND cấp xã tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về chứng thực theo quy định của pháp luật từ cấp huyện chuyển giao. Đối với hồ sơ chứng thực, sổ chứng thực, văn bản chứng thực mà phòng Tư pháp bàn giao phải thống kê, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Trên đây là nội dung hướng dẫn của Bộ Tư pháp thực hiện triển khai nhiệm vụ thuộc lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi và chứng thực khi tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp./.
Tác giả bài viết: Phạm Thị Thơm
Danh mục