Quy chế quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng Hệ thống phòng họp không giấy tỉnh Bình Định
Ngày 06 tháng 5 năm 2025, Uỷ ban nhân dân (UBND) tỉnh Bình Định ban hành Quyết định số 1534/QĐ-UBND ban hành Quy chế quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng Hệ thống phòng họp không giấy tỉnh Bình Định.
Theo đó, hệ thống phòng họp không giấy tỉnh Bình Định được cung cấp tại địa chỉ truy cập https://ecabinet.binhdinh.gov.vn
Về quy trình đăng ký phòng họp không giấy được thực hiện như sau:
1. Đầu mối chuẩn bị cuộc họp phải gửi thông tin cho bộ phận được Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phân công nhiệm vụ Quản trị đơn vị trước 02 ngày tổ chức cuộc họp. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như bão, lũ lụt, thiên tai, hoả hoạn…), đầu mối chuẩn bị cuộc họp thông báo bằng điện thoại cho các đơn vị liên quan ít nhất trước 03 giờ để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.
2. Thông tin gửi cho Quản trị đơn vị để khởi tạo cuộc họp không giấy bao gồm: Nội dung họp, chủ trì cuộc họp, thư ký, người phê duyệt, thời gian, phòng họp, thành phần tham dự và tài liệu kèm theo.
3. Tài liệu cuộc họp phải được chủ trì cuộc họp phê duyệt trước khi đăng tải trên Hệ thống thay cho tài liệu giấy. Riêng đối với cuộc họp của Ủy ban nhân dân tỉnh, tài liệu cuộc họp phải được Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tham dự họp phê duyệt trước khi đăng tải.
Về Xử lý nội dung đăng ký họp không giấy: Chậm nhất sau 01 giờ tính từ lúc đầu mối chuẩn bị cuộc họp gửi đầy đủ thông tin tổ chức họp, Quản trị đơn vị có trách nhiệm khởi tạo cuộc họp, đăng tải tài liệu của cuộc họp trên Hệ thống (trừ các tài liệu mật hoặc tài liệu chứa thông tin mật). Đối với cuộc họp đột xuất (thời gian thông báo họp dưới 03 giờ), nếu không kịp đăng tải tài liệu trên Hệ thống, Quản trị đơn vị có trách nhiệm phối hợp với đầu mối chuẩn bị cuộc họp in tài liệu họp và gửi trực tiếp cho đại biểu tham dự tại cuộc họp.
Về công tác chuẩn bị trước cuộc họp không giấy: Chậm nhất 01 ngày trước thời gian diễn ra cuộc họp (đối với cuộc họp đã có trong lịch công tác tuần) và sau khi nhận thông báo họp (đối với cuộc họp đột xuất), người thuộc thành phần tham dự họp có trách nhiệm xác nhận tham dự họp trên Hệ thống (xác nhận tham dự, ủy quyền dự thay hoặc từ chối tham dự cuộc họp). Các thành viên tham dự họp tự chuẩn bị thiết bị và tài khoản được cấp tại cơ quan, đơn vị để tham gia cuộc họp. Trong trường hợp thành viên tham dự họp không có thiết bị hoặc chưa được cấp tài khoản tham dự họp, cần phải thông tin cho đơn vị chủ trì họp trước 01 ngày để đơn vị chủ trì họp kịp thời chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho các thành viên tham dự họp. Quản trị đơn vị có trách nhiệm kiểm tra, rà soát, đánh giá công tác chuẩn bị họp, hỗ trợ thiết bị họp, hỗ trợ truy cập cuộc họp khi nhận được đề nghị hỗ trợ từ các thành viên tham dự họp./.
Về quy trình đăng ký phòng họp không giấy được thực hiện như sau:
1. Đầu mối chuẩn bị cuộc họp phải gửi thông tin cho bộ phận được Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phân công nhiệm vụ Quản trị đơn vị trước 02 ngày tổ chức cuộc họp. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như bão, lũ lụt, thiên tai, hoả hoạn…), đầu mối chuẩn bị cuộc họp thông báo bằng điện thoại cho các đơn vị liên quan ít nhất trước 03 giờ để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.
2. Thông tin gửi cho Quản trị đơn vị để khởi tạo cuộc họp không giấy bao gồm: Nội dung họp, chủ trì cuộc họp, thư ký, người phê duyệt, thời gian, phòng họp, thành phần tham dự và tài liệu kèm theo.
3. Tài liệu cuộc họp phải được chủ trì cuộc họp phê duyệt trước khi đăng tải trên Hệ thống thay cho tài liệu giấy. Riêng đối với cuộc họp của Ủy ban nhân dân tỉnh, tài liệu cuộc họp phải được Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tham dự họp phê duyệt trước khi đăng tải.
Về Xử lý nội dung đăng ký họp không giấy: Chậm nhất sau 01 giờ tính từ lúc đầu mối chuẩn bị cuộc họp gửi đầy đủ thông tin tổ chức họp, Quản trị đơn vị có trách nhiệm khởi tạo cuộc họp, đăng tải tài liệu của cuộc họp trên Hệ thống (trừ các tài liệu mật hoặc tài liệu chứa thông tin mật). Đối với cuộc họp đột xuất (thời gian thông báo họp dưới 03 giờ), nếu không kịp đăng tải tài liệu trên Hệ thống, Quản trị đơn vị có trách nhiệm phối hợp với đầu mối chuẩn bị cuộc họp in tài liệu họp và gửi trực tiếp cho đại biểu tham dự tại cuộc họp.
Về công tác chuẩn bị trước cuộc họp không giấy: Chậm nhất 01 ngày trước thời gian diễn ra cuộc họp (đối với cuộc họp đã có trong lịch công tác tuần) và sau khi nhận thông báo họp (đối với cuộc họp đột xuất), người thuộc thành phần tham dự họp có trách nhiệm xác nhận tham dự họp trên Hệ thống (xác nhận tham dự, ủy quyền dự thay hoặc từ chối tham dự cuộc họp). Các thành viên tham dự họp tự chuẩn bị thiết bị và tài khoản được cấp tại cơ quan, đơn vị để tham gia cuộc họp. Trong trường hợp thành viên tham dự họp không có thiết bị hoặc chưa được cấp tài khoản tham dự họp, cần phải thông tin cho đơn vị chủ trì họp trước 01 ngày để đơn vị chủ trì họp kịp thời chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho các thành viên tham dự họp. Quản trị đơn vị có trách nhiệm kiểm tra, rà soát, đánh giá công tác chuẩn bị họp, hỗ trợ thiết bị họp, hỗ trợ truy cập cuộc họp khi nhận được đề nghị hỗ trợ từ các thành viên tham dự họp./.
Tác giả bài viết: B.H
Danh mục